مایلستون (Milestone) چیست؟ + مایلستون در MSP

همه‌ی پروژه‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان خود را دارند. اما در طول مسیر، تیم‌ها چطور اطمینان حاصل می‌کنند که در مسیر رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها، اتمام سر موعد، و خرج نکردن بیشتر از بودجه قرار دارند؟ پاسخ اینست : مایلستون های پروژه.

همانطور که از نام آن پیداست، مایلستون‌ها عبارتند از نشانگرهایی در برنامه‌ی زمانی پروژه که رخدادهای مهم یا اهداف را نشان می‌دهند؛ در گانت چارت، به آنها مایلستون‌های گانت چارت گفته می‌شود. مایلستون‌های گانت چارت یک شیوه‌ی عالی برای برآورد مدت زمانی است که مراحل خاص یک پروژه بایستی به طول بینجامند.

بر این اساس، مایلستون‌ها یک ابزار مدیریت مؤثر هستند که با تعیین آن ها می‌توانید وضعیت مراحل مختلف پروژه را ردیابی نمایید و تعیین کند که آیا بایستی اصلاحاتی انجام شود تا سبب شود طبق برنامه پیش رویم یا خیر؛ بعلاوه، نمودارهای مایلستون، موفقیت‌های بزرگ را پیگیری کرده و بر آنها تأکید می‌کنند. این امر می‌تواند کارآیی تیم و روحیه‌ی کلی تیم را بهبود ببخشد.

اگر تا به این جای مقاله به خوبی مفهوم مایلستون را درک نکرده اید ویدیو کوتاه زیر را مشاهده نمایید تا به ادامه مقاله بپردازیم.

نمونه‌های مایلستون (Milestone)

مایلستون‌ها بسته به اندازه‌ی پروژه، حیطه و اندازه‌ی تیم از پروژه‌ای به پروژه‌ی دیگر متفاوت هستند. با این وجود، اکثر مایلستون‌ها اَشکال مشابهی دارند و برای نمایش رخدادهایی مانند موارد زیر به کار می‌روند:

• نشست‌ها (جلسه‌ها)
• تأییدیه‌های نهایی
• تصویب‌ها
• شروع‌ آزمون‌های مختلف
• اتمام مرحله‌ی ساخت

همانطور که مشاهده می‌کنید، این موارد رخدادهای مهمی در چرخه‌ی عمر پروژه هستند. اگر این اتفاق رخ ندهد، پروژه پیش نخواهد رفت. با تأکید کردن بر این رخدادها به عنوان مایلستون، اهمیت آنها را نشان می‌دهیم.

مایلستون‌ها اغلب در پایان مراحل پروژه می‌آیند، اما این یک قاعده‌ی بی‌استثناء نیست. آنها می‌توانند در مرحله‌ی میانی حضور داشته باشند و حتی به عنوان فشار نهایی باشند که اعضای تیم برای تکمیل مراحل نیاز دارند. مایلستون‌ها یکی از مفیدترین ابزارهای مدیریتی هستند که یک مدیر پروژه می‌تواند برای برانگیختن اعضای تیم و حفظ سرعت برای پیشبرد پروژه به کار گیرد.

چرا مایلستون‌ها (Milestone) حائز اهمیت هستند؟

علاوه بر نشان دادن مهم‌ترین رخدادها در یک جدول زمانی پروژه، مایلستون‌ها ابزاری عالی برای تجلیل از موفقیت هستند. هر مایلستون که یک تیم انجام می‌دهد به این معناست که آنها در مسیر خود قرار دارند و یک قدم به تکمیل پروژه نزدیکتر شده‌اند. دیدن این دستاوردها در قالب مایلستون‌ها، روحیه‌ی تیم را تقویت می‌کند.

مایلستون‌ها می‌توانند نشان دهند که چه زمان سررسید پرداخت‌ها به پیمانکاران و سایر خدمات خارجی در پروژه‌های ساختمانی فرا می‌رسد. به عنوان مثال، زمانیکه یک مایلستون تکمیل می‌شود، ممکن است زمان آن رسیده باشد که درصدی از هزینه را به معمار پرداخت کنیم. به این ترتیب، مایلستون‌ها یک هدف عملی را هم انجام می‌دهند. اگر یک مایلستون تکمیل نشود یا انجام نشود، پروژه نمی‌تواند به جلو حرکت کند و ممکن است زمان اصلاح برنامه‌ی زمانی پروژه یا استراتژی کلی رسیده باشد.

نمودار مایلستون (Milestone) چیست؟

نمودار مایلستون، مایلستون‌های پروژه را در نمودار به تصویر می‌کشد. نمودار مایلستون معمولاً هر مایلستون و زمانی که باید تکمیل شود، وضعیت مایلستون (کامل یا ناقص) و گاهی اولویت مایلستون را نمایش می‌دهد. بسیاری از نمودارهای مایلستون از رنگ‌های خاصی از نمادها برای نشان دادن مهم‌ترین مایلستون‌ها استفاده می‌کنند.

انواع مختلفی از نمودارهای مایلستون وجود دارد که هر یک نشاندهنده‌ی نکاتی در برنامه‌ی زمانی پروژه و فضای بین آنها هستند. تیم‌های مختلف بسته به ترجیحات خودشان و خود پروژه ممکن است نمودارهای مایلستون متفاوت را انتخاب نمایند. به عنوان مثال، بعضی از تیم‌ها نمودارهای مایلستونی را ارائه می‌دهند که فقط خود مایلستون‌ها را نشان می‌دهند و می‌توانند از کدگذاری رنگی برای نشان دادن نوع و اهمیت مایلستون استفاده کنند.

این نوع نمودارهای مایلستون در بعضی موقعیت‌ها استفاده می‌شوند، حتی اگر جزئیات دیگری از برنامه‌ی ‌زمانی پروژه را نشان ندهند. بررسی مایلستون‌ها در یک قالب ساده‌شده ممکن است سودمند باشد، اما بایستی آنها را در بافت یک برنامه‌ی زمانی گسترده‌تر در نظر بگیریم. به همین دلیل، یک مایلستون و یک نمودار گانت بایستی با هم ترکیب شوند.

قدرت مایلستون‌های نمودار گانت

با استفاده از نمودار مایلستون به همراه یک نمودار گانت، دو مورد از مؤثرترین ابزارهای مدیریت پروژه‌ بصری موجود را برای ایجاد برنامه‌ی ‌زمانی نهایی به طور کارآمد ترکیب می‌کنیم. نمودارهای گانت این امکان را فراهم می‌کنند که تصویری از کل برنامه‌ی زمانی پروژه‌ی خود و همچنین وظایف، مأموران، وابستگی‌های وظایف و موارد دیگر را مشاهده کنیم. افزودن یک نمودار مایلستون به این معادله به این معناست که می‌توانیم نقاط کنترل را ببینیم که باید از دستیابی به آنها مطمئن شویم.

نمودار‌های گانت طیف وسیعی از داده‌ها را در یک قالب ساده‌شده نشان می‌دهند. و آنها را برای مرجع فوری کامل می‌کند، و به این معنا نیز هست که آنها مملو از اطلاعات هستند. وقتی مسأله این باشد، ما به چیزی نیاز داریم که اطلاعات را تجزیه کند و بر نقاط کانونی “تأکید کند”. مایلستون‌ها این کار را انجام می‌دهند.

با تعیین مایلستون‌ها هنگام ایجاد یک برنامه‌ی زمانی، ما سیستمی را برای بررسی وضعیت پروژه‌ی خود در آینده راه‌اندازی می‌کنیم. فرض کنید روی یک پروژه در مقیاس بزرگ به همراه بسیاری از وظایف وابسته که همزمان در حال انجام هستند کار می‌کنیم. ممکن است اطلاعات بسیار زیادی برای بررسی وجود داشته باشد، و یافتن اصل آنچه نیاز است بدانیم شاید دشوار باشد. مایلستون‌ها از جزئیات متمایز می‌شوند و یافتن اطلاعاتی که در پی آن هستید را ساده‌تر می‌کنند.

چگونه یک نمودار مایلستون در نمودار گانت ایجاد کنیم

1. ایجاد فهرستی از وظایف

مهم نیست که چه ابزار زمانبندی‌ای را انتخاب می‌کنیم، باید فهرست کاملی از وظایف را ارائه دهیم. وظایف جدید طبیعتاً در طول چرخه‌ی عمر پروژه رخ خواهند داد، اما فهرست وظایف اصلی بایستی تا حد امکان جامع باشد. فهرست مفصلی از وظایف سبب ساده شدن فرآیند شناسایی وظایف اولیه و ثانویه و ترسیم بهترین موقعیت مکانی برای یک مایلستون می‌شود.

2. زمانبندی وظایف روی یک نمودار گانت

وقتی فهرستی از وظایف را ارائه کردیم و تمام جزئیات لازم (نام وظیفه، مأمور، تاریخ شروع، تاریخ پایان و غیره) را مستند کردیم اکنون تمام اطلاعاتی که برای زمانبندی این وظایف در نمودار گانت نیاز داریم در اختیار ماست. اطلاعاتی که قبلاً گردآوری شده را وارد کرده و برنامه‌ی خود را در چند ثانیه مشاهده می‌کنیم. از اینجا، تغییرات و اصلاحات را با کشیدن و رها کردن نوارهای وظیفه انجام می‌دهیم.

3. تعیین مراحل پروژه

استفاده از نمودار گانت برای زمانبندی پروژه‌ها به این معناست که تقریباً می‌توانیم با تجزیه و تحلیل و طبقه‌بندی وظایف، مراحل پروژه‌ی خود را به ‌طور خودکار مجسّم کنیم. هر نوار یک وظیفه‌ی متفاوت را نشان می‌دهد و رنگ‌های مختلف می‌توانند مراحل مختلف پروژه را نشان دهند. وقتی بتوانیم این مراحل را مشاهده کنیم، جایگذاری مایلستون‌ها تقریباً راحت خواهد بود. وقتی تعیین کردیم که مایلستون‌ها را کجا جایگذاری کنیم، صرفاً به چند کلیک نیاز داریم.

4. جایگذاری مایلستون‌ها

ابزارهای نوین مدیریت پروژه، تنظیم مایلستون‌ها را آسان می‌کنند. وقتی برنامه‌ی زمانی خود را ایجاد کردیم و تعیین کردیم که کدام اتمام وظایف به عنوان مایلستون‌ها تعیین می‌شوند، جزئیات مایلستون را وارد می‌کنیم و اطلاعات را با تیم خود به اشتراک می‌گذ‌اریم تا همه بتوانند آن را ببینند. وقتی مایلستون‌های خود را جایگذاری کردیم، این دستاوردها را می‌توانیم با نمادی به روشنی یک نماد الماس کوچک که برنامه را دچار بی‌نظمی نمی‌کند نشان دهیم.

ایجاد مایلستون (Milestone) در MSP

مایلستون ها یکی از انواع فعالیت های قابل تعریف در نرم افزار MSP می باشند.

به صورت کلی می توان مایلستون ها را، فعالیت هایی با مدت زمان 0 دانست.

یکی از راه های ایجاد Milestone در MSP ، ورود به قسمت Insert ، و سپس انتخاب Milestone گزینه است.

روش دیگری نیز برای تعریف مایلستون در MSP وجود دارد.

همانطور که اشاره شد، مایلستون ها یکی از انواع فعالیت ها در نرم افزار MSP هستند؛ بنابر این اگر با روش های ایجاد فعالیت در MSP آشنا باشید، این روش برایتان آسان تر خواهد بود.

در این روش بایستی فعالیتی را ایجاد نمایید و Duration آن را بر روی 0 تنظیم نمایید.

خروجی هر دو روش ذکر شده ، در گانت چارت به شکل زیر (لوزی سیاه رنگ) می باشد.

اگر به نرم افزار MSP علاقه مند هستید و قصد آموزش MSP را دارید؛ دوره جامع آموزش MSP ساختمون 24 را از دست ندهید.